Indesign操作技巧——數(shù)據(jù)合并

在編排一些有著相似板式的項(xiàng)目，如席卡、工作證、通訊錄時(shí)，數(shù)據(jù)合并是可以節(jié)約時(shí)間的好幫手。

首先我們要明確項(xiàng)目中需要修改的變量有哪些，以席卡為例，通常需要更改的只有與會(huì)人員的姓名。

1）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源 將要導(dǎo)入的名單整理成符合規(guī)范的EXCEL。具體來(lái)說(shuō)由于席卡只有一項(xiàng)需要更換的變量，所以EXCEL文件里也只需要一列數(shù)據(jù)。第一個(gè)單元格名稱隨意起，為了操作考慮可以直接命名為“姓名”，從第二個(gè)單元格起就要導(dǎo)入具體的姓名。要注意姓名之間不要有空行，字體最好也不要有特殊的格式。第一個(gè)單元格的名稱必須簡(jiǎn)練，否則后期數(shù)據(jù)置入時(shí)容易產(chǎn)生文本溢出的麻煩。整理完導(dǎo)出名單后，EXCEL里選擇文件—>另存為—>UNICO 文本格式。

2 ）制作InDesign樣板 在INDESIGN里新建文件，頁(yè)數(shù)選擇一頁(yè)，頁(yè)面大小按照實(shí)際需要調(diào)整。將席卡的背景置入，拖動(dòng)并放置在整個(gè)頁(yè)面的左上角。接下來(lái)做個(gè)字符模板，設(shè)置好字體的類型、大小、色彩、是否描邊等等，字符框和席卡背景等寬更好，可以減少后期的調(diào)整。

3 ）大批制作 在INDESIGN里選擇窗口—>自動(dòng)（新版本為實(shí)用程序）—>數(shù)據(jù)合并，點(diǎn)擊新窗口右上角的小三角，選擇“選擇數(shù)據(jù)源”，選定之前保存的姓名文本文件。數(shù)據(jù)源選擇成功后會(huì)在新窗口中的列表里顯示出來(lái)，這時(shí)刪除文字框模板里的文字，將數(shù)據(jù)源拖動(dòng)到文本框上，會(huì)顯示出<<名單>>的字樣，說(shuō)明導(dǎo)入成功了。再點(diǎn)擊窗口右下角的創(chuàng)建合并文檔，選擇多個(gè)頁(yè)面，根據(jù)需要進(jìn)行一系列的參數(shù)設(shè)置，主要包括新生成的每個(gè)席卡之間的位置、是否每個(gè)頁(yè)面顯示一張還是多個(gè)席卡排在一個(gè)頁(yè)面上等等，設(shè)置完畢后點(diǎn)擊“生成”即可。

4）調(diào)整輸出 由于姓名中經(jīng)常出現(xiàn)生僻漢字，生成文檔后還要調(diào)整一下這些文字的字體或者直接進(jìn)行拼字。全部調(diào)整完畢后，將文件導(dǎo)出為EPS或PDF格式，方便后續(xù)的印廠制作。此外還有一個(gè)關(guān)于描邊的技巧，由于InDesign的特點(diǎn)，直接對(duì)姓名進(jìn)行描邊處理的話，得到的邊框會(huì)比較生硬，轉(zhuǎn)角處都是尖角。如果想要柔和一點(diǎn)的效果，可以先不在InDesign里選擇描邊，等導(dǎo)成EPS格式后，再用AI打開文件，將所有姓名文本框選中后執(zhí)行“路徑偏移”命令，即可得到柔和的效果。

5）可能遇到的問(wèn)題 如果最終沒(méi)有成功輸出想要的文件，那就要積極尋找錯(cuò)誤。最常見的錯(cuò)誤是文本溢流，多發(fā)生于姓名較長(zhǎng)的場(chǎng)合，這時(shí)只要找到對(duì)應(yīng)的頁(yè)數(shù)，直接修改本頁(yè)內(nèi)容即可。還有時(shí)會(huì)遇到輸出文件格式錯(cuò)誤，比如模板的文字明明是居中對(duì)齊，但到了輸出文件里變成了左對(duì)齊等等；這可能是Excel在生成Unico文本時(shí)出現(xiàn)的隱患，可以通過(guò)去除Excel文件里內(nèi)容的所有格式、重新生成Unico文本來(lái)嘗試解決。

實(shí)際工作中根據(jù)需要完全可以在一個(gè)模板里設(shè)定多個(gè)文字變量。而且不僅僅是文字，圖片也同樣可行，與文字不同的是在整理數(shù)據(jù)源時(shí)第一個(gè)單元格開頭必須加上“@”，同時(shí)留意圖片的路徑位置。