怎么使用Word制作商務邀請函時批量加入客戶信息呢？

圖1 從Outlook聯(lián)系人中選擇

2. 在隨即打開的“選擇聯(lián)系人”對話框中，選中Outlook中的“客戶”聯(lián)系人列表(前提是已經(jīng)在Outlook中創(chuàng)建了“客戶”聯(lián)系人文件夾)，然后單擊【確定】按鈕，如圖2所示。

圖2 選中聯(lián)系人列表

3. 在隨即進入的“郵件合并收件人”對話框中，可以看到從Outlook中導入進來的所有客戶信息。不過，小黃只想給“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級別的客戶發(fā)送邀請函，所以他需要在“調整收件人列表”選項區(qū)域中，單擊的“篩選”文本鏈接，以篩選符合條件的客戶，如圖3所示。

圖3 篩選客戶

4. 在隨即打開的“篩選和排序”對話框中，將“域”設置為“職稱”，“比較關系”設置為“包含”，“比較對象”設置為“經(jīng)理”，或者“總經(jīng)理”，如圖4所示。

圖4 篩選條件

5. 單擊【確定】按鈕關閉“篩選和排序”對話框后，在“郵件合并收件人”對話框中就只?！敖?jīng)理”和“總經(jīng)理”級別的客戶了。可以在收件人列表框中，通過向右拖動水平滾動條，來查看“職稱”列中的信息，進行確認，如圖5所示。

圖5 查看職稱

6. 最后，單擊【確定】按鈕關閉“郵件合并收件人”對話框，聯(lián)系人添加完成。

插入合并域

將Outlook中的客戶信息導入到邀請函文檔中后，客戶信息并不會自動顯示在正文中，需要通過“插入合并域”的方式來顯示客戶的相關信息。

1. 首先，將光標定位到需要顯示客戶姓名的位置上，然后在“郵件”選項卡的“編寫和插入域”選項組中，單擊“插入合并域”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中單擊“名”選項，如圖6所示。

圖6 插入名

2. 此時，便可以在文檔當前位置上看到已插入的“名”域，如圖7所示。

圖7 插入的名

設置郵件合并的決策功能

在邀請函中，需要根據(jù)“性別”來設置不同的稱謂以示尊敬，即性別為“女”，稱謂為“女士”，性別為“男”，則稱謂為“顯示”。因此，小黃需要通過指定“規(guī)則”，來添加郵件合并的決策功能。

1. 光標定位在已插入的“名”域的后面，然后在“編寫和插入域”選項組中，單擊“規(guī)則”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中執(zhí)行【如果…那么…否則…】命令，如圖8所示。

圖8 選擇規(guī)則

2. 在隨即打開的“插入Word域:IF”對話框中，將“域名”設置為“性別”域,,“比較條件”設置為“等于”，“比較對象”設置為“1”(從Outlook導入聯(lián)系人時，系統(tǒng)自動將“性別”字段轉換為了“布爾值”，即“1”代表“女”，“2”代表“男”)，并在“則插入此文字”列表框中輸入“女士”，在“否則插入此文字”列表框中輸入“先生”，如圖9所示。

圖9 設定規(guī)則

3. 單擊【確定】按鈕，關閉對話框后，所設置的規(guī)則即被啟用?？稍凇邦A覽結果”選項組中單擊【預覽結果】按鈕來查看合并后的結果，也可通過單擊【下一記錄】或【上一記錄】按鈕逐條預覽，如圖10所示。

圖10 預覽結果