自動檢索與校對流程

1、歸納錯誤項結(jié)構(gòu)類型

有些錯誤較為明顯，校對軟件一般能校對出來，如“美洲”寫成“美州”，“飴糖”寫成“怡糖”。有些類型詞形正確但搭配不當，不容易發(fā)現(xiàn)，如“啟事”“啟示”獨用均正確，但“征稿啟示”等則是錯誤組合。此外，同類型錯誤可能分布于多種組合中。例如，含“啟示”的錯誤組合主要有:A. 基本格式“事由+ 啟示”: 征稿啟示、尋物啟示等。B. 擴展格式“修飾成分+ A”: “我與圖書館”征文啟示、× × × 博覽會招商啟示。

表1 “查找和替換”語法及功能

C. 關(guān)于+ 事由+ 的啟示: 關(guān)于本刊論文電子版權(quán)的啟示。

D. 報刊名/發(fā)文機構(gòu)+ 啟示: 《× × 學報》編輯部啟示、本報啟示。

E. 數(shù)詞+ 量詞+ 啟示。

F. 標題單用: 啟示。

由于關(guān)鍵詞均為“啟示”，組合格式較為固定，可歸納提取檢索特征，利用“查找和替換”語法實現(xiàn)批量檢索。例如A 類一般為4 字格“× × 啟示”，提取首字，“征× 啟示”“尋× 啟示”“招× 啟示”等分別提取“征”“尋”“招”，其余依此類推。第2 個字用通配符“?”代替。這樣，A 類的檢索特征即為“[征尋招]? 啟示”。

2、錯誤項的自動檢索與校對步驟

1) 依次點擊: 查找內(nèi)容( + 使用通配符) : [征尋招]? 啟示—替換為( + 突出顯示) : ( 不填) —“全部替換”。

功能: 檢索全部錯誤項并高亮標記。如果同類型錯誤分布于多種組合，分別歸納各組合的檢索特征，依次執(zhí)行步驟“1) ”增加標記項即可。例如，提取C 類檢索特征“關(guān)于* 的啟示”，E 類檢索特征“[條篇則]啟示”，分別進行2 次查找，即可標記出C、E 類錯誤中的“啟示”。

2) 依次點擊: 查找內(nèi)容( + 突出顯示) : 啟示—替換為( + 突出顯示) : 啟事—“全部替換”。功能: 將標記的錯誤項全部更正，高亮顯示供復(fù)核。

3) 錄制“宏”: 點擊“視圖—宏—錄制宏—宏名( 例如命名為‘A 類啟示自動校對’) —‘將宏指定到’選‘按鈕’—添加—選中該宏—確定( 該宏即顯示在‘快速訪問工具欄’，方便調(diào)用) ”，錄制開始。執(zhí)行步驟“1) ”“2) ”，點擊“視圖—宏—停止錄制”，錄制完成。打開待校文稿，點擊“視圖—宏—查看宏( 也可用Alt + F8 快速調(diào)出宏選單) —選擇要調(diào)用的宏‘A 類啟示自動校對’—運行”，A 類中以“征尋招”開頭的錯誤即可自動校對完成。如果設(shè)置了宏按鈕，直接點擊該按鈕亦可。

3、宏的共享和調(diào)用

錄制好的宏可共享使用，只需提取宏代碼導(dǎo)入其他Word 中即可。宏代碼是錄制宏時自動生成的，編輯無需編程背景，也不必理解代碼意義。

先打開已錄制好的宏代碼，例如上文錄制的宏，打開方式: 點擊“視圖—宏—查看宏—選擇宏名‘A 類啟示自動校對’—編輯”，可看到圖2 所示的代碼。

具體代碼請參考本文附件文檔。

然后將代碼復(fù)制，發(fā)送到其他計算機中，再導(dǎo)入Word。導(dǎo)入方法: 點擊“視圖—宏—查看宏—宏名( 新建一個宏名，例如‘宏1’) —創(chuàng)建”，系統(tǒng)彈出Microsoft Visual Basic 編輯框，光標停留在宏1 中，刪除宏1 原有代碼，將上述代碼粘貼上去，保存并關(guān)閉編輯框。宏1 即自動更名為所復(fù)制代碼的宏名“A 類啟示自動校對”。

此時，就可調(diào)用該宏進行校對了。調(diào)用方法: 點擊“視圖—宏—查看宏—選擇剛導(dǎo)入的宏‘A 類啟示自動校對’—運行”，宏即開始運行。