Word報(bào)告常規(guī)目錄的制作方法

目錄是用來(lái)列出文檔中的各級(jí)標(biāo)題及標(biāo)題在文檔中相對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼，如圖1所示。

圖1 目錄

首先，介紹Word的一個(gè)概念：大綱級(jí)別。Word使用層次結(jié)構(gòu)來(lái)組織文檔，大綱級(jí)別就是段落所處層次的級(jí)別編號(hào)，Word提供的大綱級(jí)別有9級(jí)，對(duì)一般的文檔來(lái)說(shuō)足夠使用了。

Word的目錄提取是基于大綱級(jí)別和段落樣式的，在Normal模板中已經(jīng)提供了內(nèi)置的標(biāo)題樣式，命名為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”，…，“標(biāo)題9”，分別對(duì)應(yīng)大綱級(jí)別的1-9(如圖2所示)。

圖2 樣式窗格

我們可以不使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式而采用自定義樣式，但有點(diǎn)麻煩。

下面將要介紹的的目錄制作方法直接使用Word的內(nèi)置標(biāo)題樣式。

目錄的制作分三步：

(1)修改標(biāo)題樣式的格式

通常Word內(nèi)置的標(biāo)題樣式并不符合我們報(bào)告格式的要求，需要手動(dòng)修改。

單擊“【開(kāi)始】-【樣式】(右下角箭頭)”，彈出“樣式”窗格，如圖2。單擊窗格右下方的“選項(xiàng)…”鏈接，彈出“樣式窗格選項(xiàng)”對(duì)話框(如圖3)。

圖3 樣式窗格選項(xiàng)

在第一個(gè)下拉列表框中選“所有樣式”，單擊“確定”，回到“樣式”窗格，如此以來(lái)樣式窗格里所有的樣式就顯示出來(lái)了。

然后，點(diǎn)擊相應(yīng)標(biāo)題樣式右側(cè)的黑色倒三角，選擇“修改”(如圖4)，彈出“修改樣式”對(duì)話框，可修改的內(nèi)容包括字體、段落、制表位和編號(hào)等(如圖5)。

圖4 修改樣式

圖5 修改樣式對(duì)話框

按報(bào)告格式的要求分別修改標(biāo)題1、標(biāo)題2、標(biāo)題3的格式(建議報(bào)告目錄最多顯示三級(jí)即可)。

(2)對(duì)各章節(jié)的標(biāo)題應(yīng)用相應(yīng)的格式

章的標(biāo)題應(yīng)用“標(biāo)題1”樣式，節(jié)標(biāo)題使用“標(biāo)題2”，第三層次標(biāo)題使用“標(biāo)題3”，以此類推。

樣式應(yīng)用方法：將插入點(diǎn)光標(biāo)放到章節(jié)標(biāo)題所在段落，然后單擊樣式窗格中的相應(yīng)樣式即可。

使用樣式來(lái)設(shè)置標(biāo)題的格式還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是更改標(biāo)題的格式非常方便。

假如要把所有一級(jí)標(biāo)題的字號(hào)改為小三，只需更改“標(biāo)題1”樣式的格式設(shè)置，然后自動(dòng)更新(勾選圖5的“自動(dòng)更新”選項(xiàng))，所有章的標(biāo)題字號(hào)都變?yōu)樾∪?hào)，不用手動(dòng)一一修改。

(3)提取目錄

按格式要求，目錄應(yīng)位于正文前面。在正文前插入一新頁(yè)(在第一章的標(biāo)題前插入一個(gè)分節(jié)符(下一頁(yè)))，將光標(biāo)移到新頁(yè)的開(kāi)始，鍵入“目錄”二字，并設(shè)置好格式。

新起一段落，選則“【引用】-【 目錄】-【 自定義目錄】”，彈出“目錄”對(duì)話框，如圖6所示進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置，單擊“確定”后目錄生成完畢。

圖6 目錄對(duì)話框

若有章節(jié)標(biāo)題不在目錄中，肯定是沒(méi)有使用標(biāo)題樣式或使用不當(dāng)，不是Word的目錄生成有問(wèn)題，請(qǐng)去相應(yīng)章節(jié)檢查。

此后若章節(jié)標(biāo)題改變，或頁(yè)碼發(fā)生變化，只需在目錄中右鍵，單擊“更新域”即可，如圖7所示。

圖7 目錄更新

注：目錄生成后有時(shí)目錄文字會(huì)有灰色的底紋，這是Word的域底紋，打印時(shí)是不會(huì)打印出來(lái)的。