10個提升PPT幻燈片制作效率的方法

1、主題設置

不知道大家有沒有試過辛辛苦苦做的PPT，滿懷忐忑地發(fā)給別人，結果別人說不喜歡你的顏色，讓你全部換一套。

可整整100多頁的PPT，逐頁去換分分鐘會換到懷疑人生!

要是你在一開始制作幻燈片之前就設置好主題格式，那么后面的所有更改就方便很多了。

點擊菜單欄上的「設計」就會進入到幻燈片格式設計窗口，在主題旁邊，有一個變體的選項卡，點擊下方的三角形，展開后就如上圖所示。

在這里，我們就可以對系統(tǒng)默認的主題顏色、主題字體、主題效果以及背景樣式進行設置。

一般來說，都不建議大家使用系統(tǒng)提供的所有默認的配色方案，大家可以到一些專業(yè)的配色網站去找配色。

挑選到自己喜歡，而且又跟主題合適的顏色之后，我們可以在變體那里進行設置，將我們的顏色替換上去，自定義一種新的顏色風格。

操作方法就是點擊菜單欄上的設計、找到變體選項卡，點擊下三角形，然后選擇顏色，在最下面有個自定義顏色，點開我們就可以對顏色進行設置。

在進行顏色設置的時候，由于在這里沒有「取色器」的功能。

所以我們可以先在幻燈片設計界面，插入一個形狀，然后用取色器把圖片上的顏色都給吸取過來，這樣顏色就會保存到最近使用顏色下面。

之后我們再回到主題顏色設置的窗口，依次選擇最近使用的顏色下面的顏色，就可以更改系統(tǒng)的主題顏色了。如下圖所示

當你把系統(tǒng)的主題顏色修改完成之后，回到幻燈片制作頁面，你就會發(fā)現插入形狀的顏色、字體的顏色、背景、圖表都換了一個顏色。

這也就達到了我們修改默認主題顏色的目的。之后你在使用顏色時候，只要顏色不超出你設置的主題顏色范圍，那么下次需要更改整套顏色的時候。

只需回到主題顏色設置界面，重新選擇一套顏色，就可以把整套幻燈片的顏色給修改過來，非常地方便與快捷。

關于系統(tǒng)默認字體的設置也是同樣，那在這里就不再贅述了。

2、幻燈片母版
 

即便是使用了PPT多年的人，也有可能不知道幻燈片母版的用處。那幻燈片母版到底是做什么用的呢?

它可以幫助我們固定版式，方便之后的修改。

如果你每次都重新制作的話，那可能會出現上下兩頁的元素的位置不對稱、大小不均等、耗費時間等情況。

但如果你在幻燈片母版預先把這些元素擺好位置并保存，那么每次新建幻燈片的時候都選擇這一版式，就不用每次都重復擺放元素啦。

3、自定義菜單

為了節(jié)省界面空間，Office會自動折疊一些功能按鈕，放在二級或三級菜單。但有些功能是我們進行需要用到的，如果我們每次都要點擊幾次按鈕，才能找到，就比較耗費時間了。

所以我們可以把一些我們常用的功能按鈕，添加到自定義菜單當中，這樣我們下次使用的時候，就能直接觸發(fā)。

具體的操作方法是：把鼠標放在菜單欄的左上方區(qū)域，鼠標右鍵，選擇自定義快速訪問工具欄。

之后我們可以在界面的左邊把一些常用的功能按鈕，比如說橫向分布、垂直分布、置于頂層、置于底層這些添加到右邊。

這樣我們在菜單欄上就會顯示這些功能按鈕出來，下次再使用的時候就不用點擊那么多次才能找到這個功能啦。

4、快鍵鍵

使用快捷鍵也是提升幻燈片制作效率的一種方式，下面我總結了常用的幾種快捷鍵，大家可以看看。

5、設置為默認形狀

辛辛苦苦繪制了一個形狀的各種特效，難道下次還要使用的時候再用格式刷刷?就算有格式刷，可逐個去刷也太浪費時間了。

我們可以將設置的形狀，設置為默認形狀，這樣我們下次再插入形狀的時候，就不需要重新設置，也不需要使用格式刷了。

操作的方法是鼠標右鍵設置好的形狀，在彈出的對話框當中，選擇設置為默認形狀。

6、格式刷

雖然設置為默認形狀之后就不不太需要用到格式刷，可格式刷依舊有它的用處，比如說：你想從另一份PPT復制形狀格式過來。

格式刷可以復制形狀或文字的(陰影、顏色、邊框、發(fā)光、柔化邊緣等格式)但不會改變形狀的外形。

格式刷的使用方法是：單擊一下，只能使用一次。對它進行雙擊，則可以讓鼠標一直處于格式刷狀態(tài)，可以跨頁或跨幻燈片進行使用。

下面我就來給大家看一個案例：

7、用SmartArt插入圖片

在菜單欄中打開SmartArt圖表，我們可以看到里面有各式各樣的形狀組合，或者稱之為關系圖。

最下面有一個「圖片」選項，使用里面的形狀組合，可以幫助我們快速把圖片上傳。

8、一鍵替換

在菜單欄最右邊有一個「替換」工具按鈕，它可以幫我們替換幻燈片中某些字或者字體，而且是全篇幅地更改。

下次如果需要全部更換一種字體，就要記得使用這個替換工具啦。

9、自動對齊工具

選擇一個元素，在菜單欄會出現一個「格式」按鈕，選中它，然后在右邊會出現「對齊」按鈕，在它下面有10種對齊方式。

使用這10種對齊方式，可以幫助我們實現元素的快速對齊。

10、一鍵刪除所有動畫

有時候辛辛苦苦做了一大堆動畫，老板突然說要不全部動畫刪掉，可你的PPT加起來也有100多頁，逐頁去刪除也太浪費時間了。

其實在菜單欄中，選擇「幻燈片放映」，再選擇「設置幻燈片放映」，在放映設置那里，選擇放映時不加動畫即可。