如何用Outlook寫一封完美的工作郵件？

一、郵件主題

主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1、一定不要空白標題。

2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示全。

3、最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成。

4、標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。

5、一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。

6、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7、回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

二、關(guān)于稱呼與問候

1、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，“Dear xxx”并不通用陌生人。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。

2、Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三、郵件正文

1、Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。聯(lián)系方式等內(nèi)容可在郵件的簽名檔位置設(shè)置，不用過多重復。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

2、注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。

3、Email正文多用1234之類的列表

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長。

4、一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人反感。

5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開，如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6、合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7、合理利用圖片，表格等形式輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8、不要動不動使用表情字符

Business Email是商務文件，所以表情類字符最好慎用。

四、郵件附件

1、如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。

2、附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。

3、正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

4、附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。

5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

6、如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1、只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應采用英文交流。由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼。

2、尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3、對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。

你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4、選擇便于閱度的字號和字體

中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。

六、結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。

1、簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2、不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

七、回復技巧

1、及時回復Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設(shè)定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2、進行針對性回復

當回復問題時，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

3、回復不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。

4、不要就同一問題多次回復討論

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5、要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨回復和回復全體)

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了。

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該replay all，讓大家都知道。

如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家，不要頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

八、主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2、而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

3、而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人。這個可能用在非常規(guī)場合。

4、TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

5、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。