使用Outlook作為信息的管理工具，有效組織并提高信息的利用效率的方法

1：善用“待辦事項(xiàng)欄”管理您的日常事務(wù)

在Outlook 2007中，您如果創(chuàng)建了一個(gè)近期的約會(huì)、會(huì)議要求或任務(wù)等，這些信息都將自動(dòng)地呈現(xiàn)在待辦事項(xiàng)欄中(如圖1所示)，從而避免您錯(cuò)過(guò)近期所有重要的事務(wù)。而且，在OneNote中標(biāo)記的任務(wù)也會(huì)自動(dòng)地同步在Outlook待辦事項(xiàng)欄中。

圖1 Outlook待辦事項(xiàng)欄

2：設(shè)置日常事務(wù)的執(zhí)行優(yōu)先級(jí)和類別

在處理日常事務(wù)時(shí)，常常需要確定哪些任務(wù)是重要緊急的，哪些任務(wù)是可以延期的，并希望能夠?qū)ο嚓P(guān)的任務(wù)進(jìn)行類別的分組。在Microsoft Outlook 2007中，您可以利用“顏色類別”功能為不同的事務(wù)進(jìn)行顏色標(biāo)識(shí)，從而幫助您快速、清晰地區(qū)分不同的任務(wù)。

在Microsoft Outlook 2007的“待辦事項(xiàng)欄”中，右鍵單擊指定的約會(huì)、電子郵件或任務(wù)，在隨后打開(kāi)的快捷菜單中，單擊【分類】命令，在其下拉列表中選擇一種顏色類別即可，如圖2所示。

圖2 使用顏色指定類別

首次使用顏色類別時(shí)，您可以在“分類”下拉列表中，單擊“所有類別”選項(xiàng)，打開(kāi)“顏色類別”對(duì)話框?yàn)椴煌念伾x一個(gè)更有意義的名稱，或者根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建新的顏色類別，如圖3所示。

圖3 設(shè)置顏色類別