利用Outlook 2010的“會(huì)議室查找工具”高效安排小組會(huì)議

新建小組會(huì)議

利用Outlook 2010中的“小組日歷”(已配置Exchange郵箱帳戶)，可以輕松查找到小組成員的空閑時(shí)間，有助于小黃快速確定小組會(huì)議的召開時(shí)間。

1、在Outlook 2010“日歷”窗口中，選中自己的日歷，以及所有小組成員的日歷。

2、此時(shí)，在右側(cè)的“日程安排視圖”中，可以快速查找到小組成員的空閑時(shí)間，鼠標(biāo)雙擊空閑時(shí)間頂部的單元格，即可安排和所有成員的會(huì)議。

3、在隨即打開的新建會(huì)議窗口中，系統(tǒng)已自動(dòng)將小組成員的收件地址填充到了“收件人”文本框中，同時(shí)也安排好了會(huì)議的召開時(shí)間。

查找空閑會(huì)議室

新建小組會(huì)議時(shí)，除了要選擇好會(huì)議的召開時(shí)間，已讓大家都能按時(shí)參加會(huì)議外，還要考慮“會(huì)議地址”的選擇，以防與公司其他部門發(fā)生“撞車”現(xiàn)象。

1、在新建的小組會(huì)議窗口中，單擊“地點(diǎn)”文本框后的【會(huì)議室】按鈕。

2、在隨即打開的“選擇會(huì)議室:所有會(huì)議室”對(duì)話框中，選擇所有會(huì)議室資源(由Exchange管理員創(chuàng)建的會(huì)議室郵箱)，單擊下方的【會(huì)議室】按鈕，以將其添加到后面的文本框中。

3、單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框，此時(shí)，在“會(huì)議室查找工具”任務(wù)窗格中，系統(tǒng)自動(dòng)給出了當(dāng)前指定會(huì)議時(shí)間段內(nèi)所有可用的會(huì)議室資源。雙擊其中的一個(gè)會(huì)議室，如“會(huì)議室2”，即可將其確定為當(dāng)前會(huì)議的召開地點(diǎn)。

4、會(huì)議室確定完成后，接下來(lái)，只需輸入會(huì)議“主題”，以及會(huì)議的詳細(xì)信息，最后單擊【發(fā)送】按鈕，即可將該會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)送給小組成員。