Word 2007中兩個鮮為人知的應(yīng)用技巧

在編輯文檔的時候，有時候需要輸入一些比較復(fù)雜的編號，如YHS01、YHS02……之類的，如果手工輸入的話比較容易輸錯，其實我們可以用word來自定義編號的內(nèi)容。
　　我們在需要輸入編號的地方點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“編號—定義新編號格式”，接著在彈出的“定義新編號格式”窗口中選擇一下自己需要使用的表格樣式，再把編號中不變的內(nèi)容輸入到“編號格式”欄中，具體效果可以在下面的“預(yù)覽”中看見，點擊“確定”按鈕就可以在文檔中輸入該編號了，而且還會自動編號下去（如圖1）。

　　在公司里經(jīng)常要寄一些資料給退休的員工，一個一個的寫信封很麻煩，其實在word2007中，我們可以輕松的來批量打印信封內(nèi)容。
　　首先我們把員工資料輸入到Excel文檔，列表中包括姓名、地址和郵編就可以了。Excel文檔編輯好后，我們打開word2007，點擊“郵件”標(biāo)簽下面的“中文信封”按鈕，在彈出的“信封制作向?qū)А贝翱谥悬c擊“下一步”按鈕，選擇一下信封的樣式，如這里選擇我們國內(nèi)的B6信封，選好后點擊“下一步”按鈕（如圖2）。

　　由于我們是批量打印信封，這里就選擇“基于地址簿文件，生成批量信封”，接著在顯示的窗口中點擊“選擇地址簿”按鈕來選擇前面編輯的Excel文件，選好文件后，我們在信封參數(shù)后面選擇Excel文檔中相應(yīng)的列（如圖3）。

　　設(shè)置好后，我們點擊“下一步”按鈕來輸入一下寄信人的資料，輸入完成后就可以點擊完成按鈕，這時信封的就顯示在word文檔中了，看看沒什么問題的話就可以來進(jìn)行打印了（如圖4）。