Word怎么使用郵件合并功能

　一、建立數(shù)據(jù)源

　　1、啟動Excel，建立含有學生月考考試成績表(4月份)的工作簿——“月考成績”文件，(如下圖)。

　　說明：數(shù)據(jù)源是一個文件，該文件包含了合并文檔各個副本中的數(shù)據(jù)。把數(shù)據(jù)源看作一維表格，則其中的每一列對應(yīng)一類信息，在郵件合并中稱為合并域，如成績表(4月份)中的學生姓名;其中的每一行對應(yīng)合并文檔某副本中需要修改的信息，如成績表中某學生的姓名、語文成績、數(shù)學成績等信息。完成合并后，該信息被映射到主文檔對應(yīng)的域名處。

　　小提示：工作表的第一行一般是標題記錄，第二行起為數(shù)據(jù)記錄。

　　2、用Excel提供的函數(shù)Average、Max求出班內(nèi)各門考試科目的平均分和最高分，并記錄在案。

　　二、創(chuàng)建合并主文檔，并設(shè)置主文檔類型

　　1、啟動Word2003 ，建立“月考成績單”主文檔，并錄入各科班內(nèi)最高分和平均分，(如下圖所示)。

　　小提示：此時設(shè)置的主文檔格式也將決定各個副本的顯示和打印效果;為了節(jié)約用紙，也可將頁面分為兩欄或者多欄。

　　2、單擊菜單欄中的“視圖”選項，在彈出的下拉菜單中指向“工具欄”，然后再單擊“郵件合并”選項，則在窗口上顯示“郵件合并工具欄”。或者，也可以單擊菜單欄上的“工具”選項，然后在其彈出的下拉菜單中指向“信函和郵件”選項，再單擊“顯示郵件合并工具欄”選項。

　　3、單擊郵件合并工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕，選擇“目錄”型主文檔并單擊“確定”按鈕，(如下圖)。

　　三、連接到數(shù)據(jù)源文件并選擇工作表

　　單擊郵件合并工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，然后選擇以上創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源文件——月考成績，再選擇此次合并數(shù)據(jù)所在的工作表(4月份)并單擊“確定”按鈕，(如下圖所示)。

　　四、向主文檔插入合并域

　　先將光標定位在需要插入合并域的位置上，然后單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕，選擇需要插入的合并域，并按“插入”按鈕，再單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就完成了一個合并域的插入。重復(fù)以上操作，直至將所需插入的合并域全部插入為止，(如下圖所示)。

　　注意：此時可先將主文檔保存，以防意外發(fā)生。

　　五、合并數(shù)據(jù)源到新文檔

　　1、單擊郵件合并工具欄上的“合并至新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”記錄，并按“確定”按鈕，(如下圖所示)，則可以生成數(shù)據(jù)源中所有學生個人的成績單新文檔。

　　2、檢查新文檔的合并效果，如果在頁面內(nèi)出現(xiàn)的學生個人成績單有不完整的，則可以在主文檔中增加空行、調(diào)整行間距或主文檔的頁邊距。

　　3、重復(fù)以上1、2操作，直至在合并的新文檔每頁中出現(xiàn)的學生個人成績單都是完整的，(如下圖所示)，然后保存主文檔。

　　4、最后將生成的新文檔讓打印機打印輸出或者保存后供下次打印。

　　小提示：以后只需重新錄入工作表中學生的月考成績即可生成符合以上設(shè)置要求的學生成績單。

　　六、結(jié)語

　　1、用Word2003郵件合并功能創(chuàng)建的目錄型(在Word2002中是分類型)主文檔，具有在同一頁面每一欄內(nèi)打印多個主文檔副本的特點。

　　2、若在同一頁面內(nèi)只打印一個主文檔的副本，如全校學生畢業(yè)證的打印、各類獎狀、期末學生成績單等，則應(yīng)創(chuàng)建“信函”型主文檔，其余操作基本類同。